La gestión de la información, el seguimiento de campañas y el ‘project management’ siempre serán algunos de los mayores desafíos para cualquier organización que quiera generar contenido y utilice estrategias como blogs, newsletters o campañas con influencers para llegar a sus objetivos.
Mantener un espacio único donde gestionar tus contactos, crear correos y dar seguimiento a tus anuncios requiere disciplina, pero es una de los hábitos más valiosos para aumentar tu productividad - sobre todo si, como es mi caso, prefieres dedicar tu energía a pensar cuál es el mejor contenido para una campaña, no a administrar la información.
El equipo en Latinoamérica de HubSpot, una plataforma que tiene como objetivo personalizar y automatizar esfuerzos de marketing, ventas y servicio al cliente, me pidió probar sus herramientas gratuitas. El resultado son estos cinco puntos, que espero puedan ayudar a empresas o trabajadores independientes que necesitan un servicio de gestión de información y contenidos, y que por ahora no pueden suscribirse a servicios de pago.
Si bien la plataforma ofrece diferentes herramientas gratuitas de ventas, marketing o servicio al cliente, decidí centrarme en aquellas que en mi opinión pueden resultar más útiles para equipos trabajando en campañas de contenido o incluso para freelancers:
1. Gestión de contactos
Uno de los principales desafíos si trabajas con distintos clientes, con diferentes necesidades y experiencia, es probablemente mantener organizados -y actualizados- los contactos de las distintas personas involucradas en la creación o promoción de contenidos: desde tus diseñadores a tu contacto en la agencia de influencers.
Si eres como yo, probablemente tus contactos empezaron repartidos en una mezcolanza de notas, borradores de email, documentos en la nube y entradas en el listín de tu teléfono (no hagas esto, por favor). Si bien este caos tiene su encanto cuando estás comenzando a trabajar por tu cuenta o apenas tienes un par de clientes, es un método insostenible a largo plazo y perderás tiempo y energía en algo tan esencial como encontrar un número de teléfono o las notas de tu última reunión.
Además de las entradas de información básica (teléfono, email, cargo…), una de las funcionalidades más útiles de gestión de relaciones de clientes (CRM, por sus siglas en inglés) de HubSpot es la opción de añadir notas y registro de llamadas o reuniones con este contacto, para mejor seguimiento, así como asignar cada contacto a distintos miembros de tu equipo. Esto es especialmente útil si hay una alta rotación en el equipo de ese cliente o si trabajas con más personas a cargo de esa cuenta.
Además de contactos individuales, puedes añadir empresas, con semejantes funcionalidades, para facilitar el project management y crear relaciones a largo plazo con tus clientes.
2. Envío de newsletters
Una de mis herramientas favoritas y especialmente interesante para organizaciones que quieren fortalecer los lazos con sus clientes a través de la creación de contenido, o derivar a sus contactos a su sitio principal, sea una tienda en línea o un blog.
El formato de los newsletters lleva ya varios años creciendo en popularidad (aquí tienes un buen artículo de uno de mis periodistas favoritos especializado en tecnología) y es uno de mis ejemplos preferidos de un formato de contenido sencillo, que todos entienden, y que no ha dejado de ser relevante con el paso del tiempo.
La herramienta de correo de marketing, como la llaman en la plataforma, es bastante intuitiva y te permite optar entre varias plantillas y diseños. Lo más valioso de mantener toda tu información en la misma plataforma es que puedes importar los contactos que ya tienes en tu portal. Existen unas guías sencillas para cambiarte a HubSpot si ya tienes un servicio de correo en proveedores como Mailchimp o Constant Contact.
Si deseas retirar el logo de HubSpot de tu newsletter tendrás que optar por una versión de pago de la plataforma.
3. Formularios
Casi como complemento a la herramienta de newsletters, puedes crear de manera gratuita formularios para suscribirte a estos boletines. Pero también funciona para que tus clientes o los visitantes a tu blog se registren en eventos y talleres, para que descarguen el primer capítulo de tu e-book o para solicitar una cotización.
Entre las estadísticas que se incluyen en la versión gratuita está la tasa de conversión, que te resultará útil para saber si tu estrategia está teniendo el resultado esperado. Para saber cuáles son las páginas que están generando las mayores conversiones necesitarás una versión premium.
4. Plantillas
A todos nos gusta pensar que somos especiales y que la persona que nos contacta pasó media hora reflexionando en cómo escribir el mejor email. Siento decirte que en el 90% de los casos, no será así. Todos hemos usado y adaptado plantillas, para contactar clientes, dar seguimiento a proyectos o generar cotizaciones.
Esta es una herramienta bastante sencilla para tener a mano plantillas con los temas más recurrentes en tu comunicación con clientes y ahorrar tiempo. Solo recuerda darle un toque personal al mail dedicado a la persona a quien escribes - no quieres ser esa persona que suena como un bot.
5. Seguimiento de campañas
Útil si trabajas con campañas de publicidad en redes sociales. Puedes conectar tu cuenta/pixel de anuncios para dar seguimiento al rendimiento e inversión de tus campañas, obtener nuevos contactos con anuncios de generación de leads en Facebook e Instagram y calcular tu ROI.
Si bien puedes seguir utilizando las herramientas de estadísticas nativas de las plataformas donde te publicitas, este puede ser un buen espacio donde tener una visión general de todas tus campañas, en distintas plataformas - especialmente útil además si hay personas en tu equipo que necesitan esta información pero no tienen acceso a cada una de las plataformas donde tienes campañas.
Puedes probar estas y otras herramientas gratuitas de HubSpot, como el uso de tickets para dar seguimiento a los clientes o chatbots para páginas web, siguiendo este enlace.